Cвоєчасний обмін документами з контрагентами

обмін документами

обмін документамиБудь-якому бухгалтерові надзвичайно важливо своєчасно отримувати усю первинну документацію від своїх контрагентів. Це пов’язано, передусім, з тим, що поступаючі із запізненням в наступному кварталі папери приведуть до того, що витрати і вирахування вхідного ПДВ прийдеться врахувати в наступному періоді.

Варто відмітити, що затримка документів може виникати, як з боку постачальників, так і з боку покупців. Хотілося б дати декілька порад для того, щоб уникнути затримки паперів від партнерів.

Отже, по-перше, закріплення в поточному або новому договорі особливих умов обміну паперами:

– за чий рахунок робитиметься пересилка;
– спосіб доставки (кур’єр, експрес-пошта);
– терміни доставки;
– погоджений обмін у кінці місяця списком отриманих і висланих документів.

По-друге, необхідно постійно підтримувати зв’язок з партнерами для своєчасного з’ясування причин затримки документації, так само не зайвим буде нагадування про відправку документів при їх готовності. Крім того, можна попросити вислати скан-копії підписаних документів, що допоможе вам упевнитися, що контрагент згоден з даними в первинці.

По-третє, якщо бухгалтерська служба партнера не реагує на прохання про своєчасний обмін документами, постійно їх затримує, то варто написати офіційний лист на ім’я керівника організації з вимогою про надання потрібної документації, якнайскоріше.

По-четверте, в зовсім “безнадійних” випадках можна заповнити первинку від продавця, а далі просто передати йому на підпис. Цією порадою варто користуватися лише в крайніх випадках і відносно малої кількості документів.

Підведемо підсумок вищесказаному. При систематичному порушенні документообігу не зайвим буде прописання в договорі термінів і способів такого обміну. Необхідно завжди вимагати оригінали, оскільки списання витрат на підставі скан-копій небезпечне.

P.S. Расходные материалы для офиса являются достаточно серьезным источником затрат, особенно когда у вас большая фирма. Заказать бумагу можно в этой компании причем хорошего качества, которая может быть использована как для печати бухгалтерских документов, так и для составления разной другой документации.